Mit dem »0-Blatt-Lieferschein« will Beate Volkmann, Vorstand und Consultant der Praxis EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG, der Branche nichts weniger als »einen durchgängig digitalen Lieferscheinprozess« zur Verfügung stellen. Anhand eines Praxisbeispiels werden nachfolgend die Abläufe und Vorteile beschrieben: Beginnend mit dem Lieferabruf durch den Kunden wird der jeweilige Auftrag in der Disposition in einzelne Transporte aufgeteilt und den jeweiligen Fahrzeugen zugewiesen. Die Fahrer erhalten ihre Aufträge über die »PxP«-Auftrags-App in Echtzeit – inklusive aller relevanten Informationen wie Lade- und Entladestellen, Materialien sowie Zeitvorgaben.
Am Werk angekommen, erfolgen die Verladung und Verwiegung des Materials wie gewohnt. An der Waage wird dann allerdings der erste digitale Lieferschein erzeugt und direkt über ein Unterschriftenpad digital signiert. Anschließend geht der Beleg automatisch an die Verwaltung. Gleichzeitig werden die Daten in der »PxP«-Auftrags-App für den Fahrer sowie in der »PxP«-Bauleiter-App bereitgestellt. Da die Übertragung in Echtzeit erfolgt, sind alle Prozessbeteiligten stets auf dem aktuellen Stand.
Digitale Unterschrift auf der Baustelle
Nach der Ankunft auf der Baustelle bestätigt der Bauleiter oder Polier die Lieferung ebenfalls digital via App. Mit dieser zweiten Unterschrift ist der Lieferscheinprozess abgeschlossen. Alle Daten werden anschließend revisionssicher archiviert. Der Prozess ist durchgängig transparent und sorgt für einen effizienten Ablauf ganz ohne Papier. Kunden erhalten ihre Lieferscheine anschließend ebenfalls über verschiedene digitale Wege – sei es über das Kundenportal, die »BauElse«-Plattform oder auf Wunsch auch per E-Mail. Dazu Beate Volkmann: »Aber das Ziel ist natürlich, alles medienbruchfrei digital zu halten.«
Auch bei Rücklieferungen digital und flexibel
Der rein digitale Prozess rund um den »0-Blatt-Lieferschein« zeigt seine Stärken auch bei Rücklieferungen oder Materialannahmen. Dabei wird zunächst die geplante Menge digital bestätigt und die tatsächliche Menge später an der Waage erfasst. Die gesamte Dokumentation erfolgt digital und unabhängig davon, ob der Lieferschein im Radlader oder stationär erstellt wurde, in Tonnen oder Kubikmetern. Neben der Zeitersparnis und der verbesserten Übersichtlichkeit bietet der digitale Lieferschein zudem erhebliche rechtliche Vorteile. Die digitale Signatur macht den Prozess manipulationssicher und vollständig nachvollziehbar. Zusätzlich lassen sich bei Bedarf Fotos direkt über die »PxP«-Auftrags-App einbinden, was die Transparenz zusätzlich erhöht. Auch auf der Baustelle profitieren Verantwortliche von diesem rein digitalen Prozess. Mit der App lassen sich Lieferabrufe an die Disposition senden.s
